Tips para OrganizarT

Para algunas personas, el organizarnos suele representar todo un reto, en especial cuando tenemos muchas cosas que hacer y todas parecen ser igual de importantes. ¿Cuánto tiempo perdemos procrastinando ó haciendo algo que no era tan importante?, ¿cuántas cosas hemos dejado pasar por no saber cómo organizarnos? y ¿cuántas personas hemos dejado de ver porque no teníamos suficiente tiempo?

La disciplina personal y el tener una herramienta que nos ayude a organizarnos, es un requisito clave para ser más eficientes en el trabajo, la escuela, la universidad y la vida. Además de que aumenta nuestra productividad, refuerza nuestra paz mental disminuyendo el estrés, la ansiedad y el burnout. El estrés surge con el sentimiento de sentirnos incapaces de afrontar los retos que presenta la vida. La ansiedad es resultado del miedo que le tenemos a la incertidumbre del futuro, que en esta situación va relacionada con la duda sobre si seremos capaces de alcanzar nuestros objetivos. El burnout surge cuando nos sentimos agotados físico y/o emocionalmente debido a que la carga de trabajo nos ha rebasado, nos hemos enfrentado a enormes cantidades de estrés y ansiedad.

Las altas exigencias laborales como escolares, sumándole las expectativas personales y sociales podrían representar una amenaza a nuestro bienestar si no somos capaces de manejarlas. Por eso, es súper importante saberse organizar. En Makani, mi lugar, les queremos recomendar dos herramientas para organizarse mejor.

Para hacer uso de estas herramientas, el primer paso es determinar un tiempo al día o a la semana dedicado a planear y reflexionar. El segundo paso es hacer una lista de todas las cosas que tienes que hacer, tanto eventos sociales, como tareas, clases, juntas, trabajos y más, entre más exhaustiva la lista mejor. Te recomendamos que todo el tiempo tengas contigo una libreta o una hoja de papel, en la que apuntes cualquier pendiente que se te ocurra en cualquier momento. Así, cuando hagas tu lista de cosas que tienes que hacer tengas en mente esas cosas en las que pensaste en los momentos más raros del día. El tercer paso es priorizar las cosas que tienes que hacer y para eso te servirán las siguientes herramientas:

El tren de las prioridades

En esta herramienta vas a clasificar a tus pendientes a tres grupos.

1. Lo más urgente e importante: Lo que más miedo te da o te esté preocupando.

2. Lo que es importante pero no tan urgente: no te quita el sueño, pero lo tienes que hacer.

3. Las cosas más fáciles y rápidas de hacer.

Utiliza el tren de las prioridades para determinar qué tareas vas a hacer durante la semana y/o a qué horas del día. A la hora de asignar periodos de trabajo para los distintos pendientes, ten en consideración qué días de la semana y a qué horas del día eres más productivo, cuando te es más fácil hacer las cosas y te van a molestar menos. Crea bloques y dedica tu cien por ciento a la tarea en la que estás trabajando.

Matriz Eisenhower

La Caja o Matriz de Eisenhower fue inventada por Dwight D. Eisenhower presidente de los EE.UU. Es una gran herramienta que nos ayuda a determinar dónde tenemos que poner nuestra atención y nuestro esfuerzo, según la urgencia y la importancia de nuestros pendientes. Lo urgente es aquello que requiere nuestra atención inmediata y lo importante es lo que se requiere hacer para cumplir tus objetivos. Por lo tanto, lo importante está por encima de lo urgente.

Está dividida en cuatro:

1. Cuadrante I: Urgentes e Importante

Es tu prioridad, por lo que tienes que hacerlas y terminarlas lo antes posible.

Esto puede ser crisis, presiones, metas a cumplir en un determinado tiempo.

1. Cuadrante II: Importante pero no urgente.

Son las cosas que tienes que planear y no perderlas de vista. Asigna un tiempo en el día o la semana para trabajar en esto.

Un ejemplo podría ser el examen ó la presentación al jefe que sabes que tendrás el próximo mes, esas cosas en las que es bueno ir empezando a prepararse desde antes. Otros ejemplos son quedar con un ser querido, hacer una cita con el doctor, planear tu estrategia de inversión o hacer actividades de autocuidado que aunque no es urgente son cosas importantes porque te generan bienestar y te acercan a tus metas.

1. Cuadrante III: Urgente pero no importante.

Pendientes en los que pueden pedir apoyo o podrías delegar.

En este cuadrante puedes poner actividades como contestar correos, hacer llamadas, o esas tareas que valen poco pero son para el día siguiente.

1. Cuadrante IV: No son ni importantes ni urgentes.

Todas esas actividades que en realidad podrías eliminar o postergar hasta terminar lo que urgente e importante. Aquí entra el ver tu serie, la película que te recomendó tu amigo ó ver las stories y posts de tus amigues.

La idea es que elijan la que más les funcione o inspirarse de alguna de éstas para crear la propia y así utilizarla en sus estudios o en su trabajo. Es cuestión de hacer un hábito el dedicarle un tiempo a la semana o al día a planear sus tiempos y a seguirlo. Entre más usen su herramienta, cada vez será más fácil organizarse y encontrarán que tienen más tiempo para autocuidarse, para convivir con sus seres queridos y para disfrutar la vida.

Fuentes:

“Definición de estrés”. Discapnet en la sección de Salud. Consultado el 18 de febrero del 2021 en: https://www.discapnet.es/areas-tematicas/salud/los-riesgos-psicosociales/herramientas-de-evaluacion/definicion-de-estres

Sáez, Francisco. “La matriz de gestión del tiempo”. FacileThing. En blog. Consultado el 18 de febrero de 2021 en: https://facilethings.com/blog/es/time-management-matrix

Sevilla Martínez, Mar. 2015. “Síndrome del Burnout”. Ciudate plus. En: Enfermedades psiquiátricas. Consultado el 18 de febrero del 2021 en: https://cuidateplus.marca.com/enfermedades/psiquiatricas/sindrome-de-burnout.html